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Notoriamente, ter um Plano de Continuidade de Negócio (PCN) é essencial para garantir a resiliência de qualquer organização; e a definição de uma Política é o primeiro passo para a elaboração dessa estratégia. Adaptá-la às necessidades específicas de cada empresa é fundamental para assegurar que ela seja eficaz e relevante. Este artigo aborda os principais componentes que devem ser incluídos em uma Política de PCN, destacando a importância de cada um deles para a proteção e continuidade das operações.
O escopo do Sistema de Gestão de Continuidade de Negócio (SGCN) define a abrangência e os limites do PCN. Ele determina quais processos, departamentos ou funções estão cobertos pelo plano, garantindo que todos saibam exatamente o que esperar em caso de uma interrupção. Definir claramente o escopo ajuda a direcionar os recursos e os esforços necessários para manter a continuidade dos negócios, evitando ambiguidades e garantindo uma resposta rápida e eficaz. São exemplos de escopo: apenas processos operacionais; somente processos de carga; todos os processos administrativos.
Os objetivos do PCN devem ser específicos e mensuráveis, proporcionando uma base clara para a avaliação do sucesso do plano. Isso facilita o monitoramento e a avaliação contínua da sua eficácia, permitindo possíveis ajustes e melhorias. São exemplos de objetivo: assegurar que todos os funcionários e partes interessadas conheçam o Plano de Continuidade de Negócio; promover estratégias de recuperação que permitam a continuidade mínima de 60% das operações; elaborar planos cujos RTOs (Objetivo de Tempo de Recuperação) não ultrapassem 72 horas.
A alta liderança deve demonstrar um compromisso claro em atender os requisitos de todas as partes interessadas e em melhorar continuamente o SGCN. Este compromisso pode ser formalizado através de uma declaração oficial, que reforça a importância da continuidade de negócios e alinha todos os níveis da organização com essa prioridade.
Definir claramente as responsabilidades das principais partes integrantes do SGCN é crucial para assegurar que todos saibam suas funções e deveres em caso de uma interrupção. Isso inclui designar: patrocinador do PCN; gerente do PCN – responsável pela elaboração; coordenadores de continuidade; equipes de resposta a incidentes; responsáveis pela comunicação; responsáveis pelos treinamentos. Cada membro deve entender seu papel e estar preparado para agir conforme necessário, garantindo uma resposta coordenada e eficaz.
O monitoramento contínuo é essencial para medir se os objetivos de continuidade foram alcançados. É importante que a Política estabeleça quem será responsável por essa medição, a quem os resultados devem ser reportados e com que frequência isso deve ocorrer. Definições de monitoramento podem conter: o responsável pelas medições; conteúdo e periodicidade dos relatórios a serem apresentados ao Comitê de Continuidade; conteúdo e periodicidade das avaliações de desempenho.
A comunicação eficaz da política e dos objetivos de continuidade de negócio dentro da empresa e às partes interessadas é fundamental para assegurar que todos entendam a importância e as ações necessárias. O formato dessa divulgação deve ser ajustado em função do público-alvo. Podem ser definidas: sessões de treinamento regulares para funcionários; divulgação de políticas e procedimentos através de intranet e e-mails corporativos; workshops e seminários para stakeholders externos.
Estabelecer um processo de revisão regular da Política de Continuidade de Negócio garante que ela permaneça atualizada e relevante. Este processo deve incluir a frequência das revisões, as responsabilidades de cada parte envolvida e a prestação de contas. Eventos que podem requerer uma revisão da política:
- Revisões periódicas conduzidas pelo Comitê de Continuidade;
- Feedback coletado de todas as partes interessadas;
- Atualizações aprovadas pela alta liderança e comunicadas a todos os funcionários;
- Após uma mudança significativa na organização, por exemplo, o encerramento ou abertura de um edifício, a aquisição ou alienação de uma entidade empresarial ou grandes mudanças de pessoal;
- Depois de passar por uma crise recente ou interrupção dos negócios;
- Após um concorrente do setor passar por uma crise recente ou interrupção dos negócios;
- Mudanças no cenário regulatório da organização ou solicitação de um cliente importante para comprovar um plano atualizado;
- Após um exercício que identificou áreas para melhoria.
O Plano de Continuidade de Negócio promove a resiliência e sustentabilidade de qualquer organização, e a definição de uma Política coerente é um componente vital. Quando bem desenvolvida e implementada, não só protege os ativos da empresa, mas também fortalece sua capacidade de recuperação e garante a entrega contínua de serviços, mesmo durante circunstâncias desafiadoras.
Luciana Cruz é pós-graduada em Gestão de Projetos pela Humber College Canada, certificada como Project Manager Professional (PMI), trabalha com gestão aeroportuária, ministra módulos desta disciplina no IT Aérea e é mentora do Master Mind Bússola Executiva.
